Hoppa till huvudinnehåll

No-shows och avbokningsregler: Hur mycket intäkter förlorar du egentligen på tomma platser?

Michelle H. Nevosad
Michelle H. Nevosad
I write, I take photos, and I just love to move. 🙂

Den tysta vinstdödaren som gömmer sig i ditt schema

Det är ett scenario som nästan varje studioägare eller instruktör känner igen alltför väl: din klass är fullbokad, alla 10 platser är tagna, väntelistan är längre än din att-göra-lista… och sedan dyker bara 6–7 personer upp. Någon glömde, någon "hann inte", någon ändrade sig och brydde sig inte om att avboka.

Vid första anblicken ser det ut som "bara" några tomma mattor. I verkligheten är det en tyst marginaldödare som under ett år kan kosta dig tillräckligt för att betala ny utrustning, hyra eller marknadsföring.

I den här artikeln går vi igenom:

  • vad no-shows och sena avbokningar egentligen innebär,
  • hur vanliga no-shows är i tjänsteföretag generellt,
  • hur mycket pengar en "genomsnittlig" no-show tyst kan äta av dina intäkter,
  • hur du kan tackla problemet utan att straffa dina kunder – helt enkelt genom att hantera din kapacitet mer medvetet,

och förstås hur bokningssystemet Zenamu kan hjälpa dig att göra just det.

Vad är en no-show – och varför spelar det roll?​

Låt oss börja med några tydliga definitioner:

  • No-show – en klient hade en giltig bokning, men dök inte upp och avbokade inte klassen i förväg.
  • Sen avbokning – en klient avbokade klassen, men så sent att det inte fanns någon realistisk chans att fylla platsen igen.

Dessa två situationer översätts till två viktiga mätvärden:

  • no-show-frekvens = antal no-shows ÷ totalt antal bokningar,
  • sen-avbokningsfrekvens = antal sena avbokningar ÷ totalt antal bokningar.

Tänk dig en typisk klass:

  • 22 bokningar
  • 16 faktiska deltagare
  • 3 no-shows
  • 3 sena avbokningar

För denna enda klass får du:

  • no-show-frekvens = 3 ÷ 22 ≈ 13,6%,
  • sen-avbokningsfrekvens = 3 ÷ 22 ≈ 13,6%.

Och det är bara en klass. Tänk dig nu liknande siffror som upprepas vecka efter vecka, månad efter månad i ditt schema.

Hur vanliga är no-shows egentligen?​

No-shows är inte unika för yoga eller pilates. I många bokningsbaserade tjänster ligger genomsnittliga no-show-frekvenser ofta någonstans runt 15–30%.12

Inom sjukvården – där no-shows spåras mycket noggrant – visar en genomgång av mer än hundra studier genomsnittliga no-show-frekvenser runt 23%, med stora variationer mellan specialiteter och regioner.34 Nyare forskning inom digital hälsa bekräftar att no-shows är ett strukturellt, långsiktigt problem, inte bara en tillfällig hicka.5

Även om sammanhanget är annorlunda är kärnbudskapet detsamma:

10–30% av de som skulle komma dyker helt enkelt inte upp.

I världen av gruppklasser innebär det:

  • förlorade intäkter,
  • bortkastade platser som kunde ha använts av någon annan,
  • känslan av en "halvtom" klass, även när schemat var fullbokat på pappret,
  • och instruktörsfrustration ("Varför lägger jag så mycket energi på det här?").

Hur mycket kostar no-shows dig egentligen? (En enkel modell)​

Låt oss sätta siffror på det med en enkel modell:

  • klasspris: 200 SEK,
  • kapacitet: 10 platser,
  • genomsnittlig no-show-frekvens: 15%,
  • och låt oss anta att dina klasser är fullbokade.

På en genomsnittlig klass innebär det:

  • 1,5 personer dyker inte upp (15% av 10 platser),
  • så ungefär 1–2 platser är tomma, trots att någon annan gärna hade betalat för dem.

Ekonomiskt:

  • förlorade intäkter per klass ≈ 1,5 × 200 SEK = 300 SEK,
  • 20 klasser per månad (t.ex. 5 per vecka) → 6 000 SEK borta varje månad,
  • över ett år (12 månader) → 72 000 SEK du aldrig ser på ditt konto – pengar du faktiskt kunde ha tjänat.

Och detta är bara en instruktör eller studio och bara en 15% no-show-frekvens. Om dina priser är högre, kapaciteten större eller du kör fler klasser, eskalerar den siffran snabbt.

Avbokningsfönster: vad fungerar i praktiken?​

Hur smärtsamma no-shows och sena avbokningar är för dig beror mycket på din avbokningspolicy – med andra ord:

  • hur lång tid före klassen en klient kan avboka utan avgift,
  • vad som händer om de avbokar för sent,
  • och om du har en väntelista som omedelbart kan fylla en frigjord plats.

Här är några verkliga exempel (främst från engelskspråkiga marknader, men logiken gäller även här):

  • Vissa aktivitetscenter och YMCA tillåter klienter att avboka gruppklasser gratis upp till 2 timmar före klassen. Efter det tar de ut en liten sen-avboknings-/no-show-avgift eller låter krediten förfalla.67
  • I diskussioner kring funktionell träning (till exempel F45) är det vanligt att se avgifter på 200–250 SEK för avbokning mindre än 12 timmar före klassen, eller för en ren no-show.8

Generellt:

  • för gruppklasser ligger avbokningsfönster ofta runt 2–12 timmar,
  • för personlig träning är ett 24-timmars avbokningsfönster mycket vanligt – allt senare debiteras vanligtvis till fullt pris.910

Viktigt att notera: Det finns inget enskilt "rätt" avbokningsfönster. Det viktiga är att det passar din typ av tjänster och dina kunder – och att du kommunicerar det tydligt och konsekvent.

Det handlar inte om att straffa kunder – det handlar om att hantera kapacitet​

När studioägare hör "no-shows" hoppar många omedelbart till:

"Vi inför strikta straff och det löser problemet."

Men verkligheten är mer nyanserad. Ditt mål är inte att "straffa dina kunder", utan att skydda dina instruktörers tid och din studios kapacitet – utan att förstöra den känsla av tillit och gemenskap du bygger.

Ett rimligt, kundvänligt tillvägagångssätt kan se ut så här:

  • Transparenta regler – ett tydligt skrivet avbokningsfönster, – exakta definitioner av vad som räknas som sen avbokning och vad som är en no-show, – konkreta exempel ("För en klass kl. 18:00 kan du avboka gratis fram till kl. 10:00 samma dag.").

  • Rättvisa konsekvenser – första no-show → en vänlig påminnelse, – upprepade no-shows → en avgift eller förlust av kredit, – extrema fall → tillfälligt upphävd bokningsrätt.

  • Ett system som gör det tunga arbetet – automatiska påminnelser, – väntelistor, – tydlig statistik: du ser var och när no-shows och sena avbokningar händer oftast.

Hur Zenamu hjälper dig hantera no-shows och avbokningar​

Det är här filosofin bakom Zenamu möter din studios dagliga verklighet.

Vi vill inte att din studio ska bli en "polisstat" där kunder är rädda att klicka "Boka". Vi vill ge dig verktygen så att du kan fatta välgrundade beslut baserat på data, inte bara magkänsla.

1. Automatiska påminnelser och notifikationer​

Forskning inom sjukvården visar att automatiska påminnelser (SMS, e-post, push-notiser) kan minska missade bokningar med tvåsiffriga procenttal.111213141516

I Zenamu kan du:

  • bestämma hur många timmar före klassen en påminnelse ska skickas ut,
  • anpassa texten till ditt varumärkes röst, språk och ton,
  • sätta olika påminnelseregler för drop-in-pass, kurser och workshops.

Bara detta kommer märkbart minska "jag glömde"-no-shows.

2. Väntelistor som faktiskt räddar din marginal​

Nyckelfrågan är inte bara att någon hoppar av, utan vad som händer med deras plats.

I Zenamu:

  • sätter du klasskapaciteten och aktiverar väntelistan,
  • när någon avbokar i tid erbjuder systemet automatiskt den frigjorda platsen till nästa person i kön,
  • klienten på väntelistan får en notis och kan bekräfta med ett enda klick.

Resultatet: Platsen är inte "död" – den har en verklig chans att säljas igen, utan att du manuellt jonglerar kalkylblad eller meddelanden.

3. Tydlig statistik över no-shows och avbokningar​

Intuition är användbart, men siffror ljuger inte.

Från Zenamu kan du snabbt se:

  • no-shows och sena avbokningar över tid,
  • uppdelat på klasstyp (t.ex. tidig morgon drop-in vs. kvällskurs),
  • efter tid på dygnet (morgon, middag, kvällsblock),
  • efter veckodag.

Med denna data kan du:

  • identifiera var du kan behöva skärpa dina regler,
  • se var det handlar mer om kommunikation och information (till exempel tidiga morgonklasser),
  • justera kapacitet och frekvens av klasser baserat på verkligt beteende, inte gissningar.

4. Flexibla avbokningsregler utan kaos​

I Zenamu kan du konfigurera:

  • olika avbokningsregler för olika klasstyper (stängd kurs, drop-in-pass, workshop),
  • hur avbokningar interagerar med medlemskap, klippkort och enstaka drop-ins,
  • hur och var avbokningsregler visas för kunder (i e-post, i deras online-profil, i bokningsflödet).

Målet är inte att skapa en "perfekt universalpolicy", utan en policy som fungerar för dig och din gemenskap – och som ditt bokningssystem fullt ut stödjer.

Ett enkelt första steg: känn dina siffror​

No-shows och sena avbokningar är inte ett tecken på att din studio misslyckas. De är helt enkelt ett faktum i alla verksamheter som arbetar med bokad tid.

Det du kan påverka:

  1. Känn dina siffror. – beräkna din no-show-frekvens och sen-avbokningsfrekvens för den senaste månaden eller kvartalet.

  2. Definiera dina regler. – sätt upp och skriv ner din avbokningspolicy så att även en förstagångsbesökare kan förstå den på en genomläsning.

  3. Använd ett system som gör det enklare. – automatiska påminnelser, väntelistor, statistik, betalningsspårning – allt på ett ställe.

Om du vill att allt detta ska finnas i ett enda, intuitivt verktyg, är det precis därför Zenamu finns: ett bokningssystem designat för gruppklasser och kurser – byggt så att tekniken inte stjäl utrymme från det som betyder mest: människorna i rummet och ditt arbete som instruktör.

Footnotes​

  1. Apptoto – The Complete Guide to Appointment Reminders (PDF, engelska). Anger att den "nationella genomsnittet" för no-show-frekvens i bokningsbaserade verksamheter ligger runt 15–30%. https://apptoto-website-assets.s3.amazonaws.com/GuideToApptReminders.pdf ↩

  2. YourLeadMatrix – 7 Ways to Reduce Appointment No-Shows for Small Businesses. Sammanfattar genomsnittliga no-show-frekvenser runt 19% över tjänster, med högre värden i vissa sektorer (som sjukvård). https://yourleadmatrix.com/7-ways-to-reduce-appointment-no-shows-for-small-businesses/ ↩

  3. Dantas, L. F. et al. (2018). No-shows in appointment scheduling – a systematic literature review. Health Policy, 122(4). Rapporterar en genomsnittlig no-show-frekvens på cirka 23% över studierna. https://www.sciencedirect.com/science/article/abs/pii/S0168851018300459 ↩

  4. Leibner, G. et al. (2023). To charge or not to charge: reducing patient no-show rates. Israel Journal of Health Policy Research. Genomgång av 105 studier – genomsnittlig no-show-frekvens på 23%, med regionala skillnader. https://ijhpr.biomedcentral.com/articles/10.1186/s13584-023-00575-8 ↩

  5. Kammrath Betancor, P. et al. (2025). Efficient patient care in the digital age: impact of online appointment scheduling, reminders, and telehealth on no-shows. Frontiers in Digital Health. https://www.frontiersin.org/articles/10.3389/fdgth.2025.1567397/full ↩

  6. YMCA East Surrey – Fitness class booking and cancellation policy. Exempel på gruppklassbokningar med 2-timmars avbokningsfönster och sen-avboknings-/no-show-avgifter. https://www.ymcaeastsurrey.org.uk/services/health-wellbeing/fitness-class-booking-and-cancellation-policy/ ↩

  7. The SAY Organization – Group Exercise Class Guidelines & Policies. Tillåter avbokning upp till 2 timmar före klassen och tar ut en avgift på 10 USD för sena avbokningar eller no-shows. https://www.thesay.org/programs/wellness/groupex/policies/ ↩

  8. Reddit (F45 Community) – Does your gym charge you for canceling late and/or not showing up? Exempel på en avgift på 25 USD för avbokning inom ett 12-timmarsfönster eller för no-shows. https://www.reddit.com/r/f45/comments/f3xc2k/does_your_gym_charge_you_for_canceling_late_andor/ ↩

  9. International Sports Sciences Association (ISSA) – exempel Personal Training Purchase Agreement / Contract med ett 24-timmars avbokningsfönster för personlig träning. https://www.issaonline.com/ ↩

  10. YMCA of Superior California – Personal Training. Exempel på 24-timmars avbokningspolicy för personlig träning. https://ymcasuperiorcal.org/personal-training/ ↩

  11. Hasvold, P. & Wootton, R. (2011). Use of telephone and SMS reminders to improve attendance at hospital appointments – a systematic review. Journal of Telemedicine and Telecare. https://pmc.ncbi.nlm.nih.gov/articles/PMC3188816/ ↩

  12. Junod Perron, N. et al. (2013). Text-messaging versus telephone reminders to reduce missed appointments in an academic primary care clinic: a randomized controlled trial. BMC Health Services Research. https://bmchealthservres.biomedcentral.com/articles/10.1186/1472-6963-13-125 ↩

  13. Opon, S. O. et al. (2019). The effect of patient reminders in reducing missed appointments. Pan African Medical Journal. Visar en genomsnittlig minskning av missade bokningar på cirka 41% vid användning av påminnelser. https://www.one-health.panafrican-med-journal.com/content/article/2/9/pdf/9.pdf ↩

  14. Robotham, D. et al. (2016). Using digital notifications to improve attendance in clinic: systematic review and meta-analysis. BMJ Open. https://bmjopen.bmj.com/content/6/10/e012116 ↩

  15. Hallsworth, M. et al. (2015). Stating Appointment Costs in SMS Reminders Reduces Missed Hospital Appointments: Findings from Two Randomised Controlled Trials. PLOS ONE. https://journals.plos.org/plosone/article?id=10.1371/journal.pone.0137306 ↩

  16. Schwebel, F. J. & Larimer, M. E. (2018). Using text message reminders in health care services: A narrative literature review. Patient Education and Counseling. https://www.sciencedirect.com/science/article/pii/S2214782918300022 ↩