Pierwsze kroki w systemie rezerwacji Zenamu – jak postępować?
Poniższe teksty w pomocy zostały przetłumaczone za pomocą tłumaczenia automatycznego. Pracujemy nad ich korektą.
Tłumaczenie może zawierać niedokładności, za które przepraszamy 🙏.
Po rejestracji w naszym systemie na pewno zastanawiasz się, jak się w nim odnaleźć. To nie jest trudne – w tym artykule opiszemy, do czego służą poszczególne sekcje w lewym pasku bocznym, jak skonfigurować Zenamu i jak stworzyć pierwszą otwartą zajęcia lub kurs.
Jeszcze nie doszedłeś tak daleko? Przeczytaj nasz poradnik jak stworzyć konto.
Co znajdziesz w menu na bocznym pasku?
Po zalogowaniu do Zenamu zauważysz pasek po lewej stronie. Wyświetlany kalendarz, który masz przed sobą, odpowiada pierwszej pozycji Grafik zajęć.
W grafiku masz wyraźnie wskazane wszystkie zajęcia aktualnego tygodnia. Klikając na symbol oka, możesz zobaczyć, jak Twój grafik wygląda publicznie (oczami potencjalnych klientów).
Warsztaty
Drugą pozycją jest funkcja Warsztaty. Przyda się, jeśli oprócz klasycznych otwartych zajęć i kursów organizujesz również warsztaty lub seminaria bardziej skoncentrowane na konkretnym temacie, technice lub aspekcie jogi.
Klikając na Utwórz nowy warsztat, ustalisz główny obraz warsztatu, nazwę, krótki opis, zakres trwania, pojemność, nauczycieli, szczegółowy opis, cenę, adres i miejsce prowadzenia. W poniższym podglądzie przyjrzyj się naszemu przykładowemu warsztatowi pranajamy.
Klienci
Kolejną pozycją są Klienci. Jest to prosta lista Twoich klientów, którą możesz uzupełniać ręcznie, ale pojawią się tu również w momencie, gdy ktoś dokona rezerwacji na Twoją zajęcia.
Po kliknięciu na Dodaj nowego klienta, wystarczy wprowadzić jego imię i nazwisko, e-mail, opcjonalnie telefon i czy zgadza się na warunki Twojego studia oraz warunki Zenamu i przetwarzanie danych osobowych. Możesz również wybrać, czy jest zainteresowany otrzymywaniem Twoich wiadomości e-mail – chodzi tu o komunikaty marketingowe, takie jak newslettery czy informacje o nowych kursach.
E-maile systemowe o rezerwacjach i płatnościach będą wysyłane do Twoich klientów nawet jeśli nie zaznaczą tej opcji.
Zamówienia klientów
Następnie przechodzimy do Zamówień klientów. Tutaj nazwa mówi sama za siebie - w tej sekcji będą dla Ciebie wygodnie wyświetlane wszystkie zamówienia zrealizowane przez Twoich klientów.
Zarządzanie Twoim planem taryfowym
Przedostatnią pozycją jest Zarządzanie planem taryfowym. W tym miejscu zostanie wyraźnie wyświetlony Twój plan taryfowy oraz dane fakturowe. Po rejestracji oferujemy 30-dniową nieograniczoną wersję próbną, abyś mógł w pełni przetestować wszystkie możliwości systemu.
Ustawienia
Ostatnią pozycją na bocznym pasku jest Ustawienia, które opiszemy bardziej szczegółowo w osobnej sekcji poniżej.
Jakie są możliwości konfiguracji systemu rezerwacji Zenamu?
Po kliknięciu w sekcję Ustawienia pojawi się kilka kart:
- publiczny grafik
- rezerwacje zajęć
- instruktorzy (w przypadku rejestracji jako studio)
- miejsca
- szablony zajęć
- powiadomienia
- karnety
- płatności
- zasady i warunki
Staraliśmy się uczynić tę sekcję jak najbardziej intuicyjną, więc po kilku minutach z pewnością zrozumiesz, do czego służą poszczególne pozycje.
Twój publiczny grafik
Podobnie jak w przypadku Grafiku zajęć, który jest pierwszą pozycją na bocznym pasku, tutaj również można dostosować wyświetlanie grafiku - może być w formie tygodniowego kalendarza lub jako lista. Na pierwszej karcie można również edytować nazwę, adres i opis studia oraz dane kontaktowe. Masz konto na portalach społecznościowych? Nie zapomnij wypełnić ich adresów, aby Twoi klienci nie musieli ich szukać, ale mogli łatwo do nich dotrzeć za pomocą prostych przycisków.
Płatności
Kolejnym krokiem jest przejście do karty Płatności, gdzie ustalisz metody płatności, z których mogą korzystać Twoi klienci. Domyślnie aktywna jest płatność osobiście na miejscu.
Możliwe jest również ustawienie płatności za pośrednictwem karty płatniczej lub przelewu bankowego.
W tym przypadku proces jest bardzo intuicyjny. Jeśli chcesz, aby Twoi klienci mieli możliwość płacenia Ci przelewem bankowym, wystarczy dodać numer konta i krótki opis płatności, który będzie wyświetlany w publicznym opisie.
Po zapisaniu płatność Przelewem na konto przeniesie się do aktywnych metod. Podobnie działa to w przypadku płatności kartą płatniczą.
Rezerwacje
Teraz będzie odpowiednie przejście do karty Rezerwacje, gdzie zdecydujesz, czy chcesz pozwolić klientom na tworzenie rezerwacji, nawet jeśli nie są zarejestrowani, czy też na tworzenie wielu rezerwacji na jedną konkretną zajęcia. Tworzenie wielu rezerwacji jest przydatne, gdy klient chce zabrać na zajęcia przyjaciela, który na przykład nie ma konta.
W tej przestrzeni można również ustawić warunki anulowania rezerwacji. Kluczową rolę odgrywają tutaj Warunki anulowania, które pozwalają na penalizowanie klientów, którzy odwołają swoją rezerwację w ostatniej chwili. Po ich aktywacji kliknij przycisk Dodaj, gdzie zdecydujesz, jaki procent z ceny zajęć klient musi zapłacić po anulowaniu i jak długo przed rozpoczęciem zajęć ta kara jest ważna.
Szczegółowe instrukcje znajdziesz również tutaj.
Zalecamy przejrzenie także innych kart, ale jeśli dopiero zaczynasz korzystać z systemu, przedstawione ustawienia powinny być dla Ciebie wystarczające. Jednak dla kompletności opiszemy je wszystkie.
Instruktorzy
Jeśli jesteś zarejestrowany jako studio, w którym pracuje wielu instruktorów, na karcie Instruktorzy będziesz mógł ich wszystkich dodać. Przy tworzeniu zajęć zdecydujesz, który instruktor będzie odpowiedzialny za zajęcia danego dnia i o danej godzinie.
Kliknij Dodaj - następnie wybierzesz zdjęcie instruktora, jego dane kontaktowe, opis oraz uprawnienia. W domyślnej konfiguracji instruktor ma możliwość zarządzania obecnością na zajęciach, które prowadzi.
Możesz jednak rozszerzyć jego prawa, aby mógł tworzyć nowe zajęcia, warsztaty, anulować rezerwacje i zarządzać wszystkimi zamówieniami. Kolejnym poziomem uprawnień jest dostęp do ustawień studia i wszystkich pozostałych części systemu.
Więcej o uprawnieniach współpracowników znajdziesz tutaj.
Miejsca
Kolejną kartą, której jeszcze nie opisaliśmy, są Miejsca. Jeśli prowadzisz zajęcia w różnych lokalizacjach, dodaj je tutaj, a podczas tworzenia poszczególnych zajęć będziesz mógł je wybrać. Ustawienie to jest proste - wystarczy wypełnić adres i gotowe. Nie zapomnij jednak określić, czy adres danego miejsca jest taki sam jak adres studia, czy inny.
Szablony zajęć
Jak sama nazwa wskazuje, szablony są przydatne, gdy tworzysz zajęcia o tych samych informacjach. Po kliknięciu Dodaj wypełnisz dane takie jak nazwa szablonu, nazwa zajęć, opis zajęć, forma prowadzenia, pojemność, cena, poziom trudności i inne.
Powiadomienia
Następują Powiadomienia, gdzie ustawisz, czy chcesz otrzymywać e-maile, kiedy klient anuluje rezerwację, utworzy nową rezerwację lub zamówi karnet.
Karnety
Przedostatnią dotąd nieomówioną kartą są Karnety, gdzie można dodawać nowe kredyty lub wejścia. W przykładowym przypadku stworzyliśmy 10 wejść za cenę 255 zł, dodaliśmy krótki opis i wybraliśmy ważność trzech miesięcy.
Regulamin i warunki
Ostatnią kartą są Regulamin i warunki. W warunkach określisz, czego wymagasz od swoich klientów, aby mogli uczestniczyć w zajęć. Zenamu automatycznie uzupełnia tę sekcję o informacje z Twoich ustawień (do kiedy można się wyrejestrować z zajęć, czy można zabrać na zajęcia przyjaciela, jakie są opcje płatności). Te informacje nie muszą być więc wypełniane tutaj.
Druga część tego ustawienia to Polityka prywatności, która automatycznie pojawi się klientom podczas rejestracji online. Nie martw się – nie musisz wypełniać GDPR na własną rękę. Użyj szablonu, który ułatwi Ci administrację.
Jak stworzyć pierwszą otwartą zajęcia?
Kliknij na Grafik zajęć na lewym bocznym pasku, a następnie na przycisk + Nowa otwarta zajęcia.
Następnie pojawi się okno z ustawieniami zajęć. Tutaj możesz wykorzystać wcześniej przygotowane szablony (jeśli jakieś stworzyłeś) lub wypełnić dane ręcznie.
W przypadku ręcznego wypełniania wybierz nazwę, opis, datę i czas trwania, długość, czy zajęcia ma się powtarzać co tydzień, formę prowadzenia, pojemność, miejsce i cenę.
Po kliknięciu na Dodatkowe opcje cenowe można dodać preferencyjne ceny dla określonej grupy klientów (takich jak na przykład seniorzy).
W przykładowym przypadku tworzymy zajęcia ashtanga jogi z datą rozpoczęcia 1.4.2023, która będzie się powtarzać co tydzień przez 6 miesięcy, będzie prowadzona fizycznie w Niebieskiej Sali z pojemnością 10 osób, a jej cena wyniesie 25 zł. Seniorzy w tym przypadku zaoszczędzą – wejście zostanie im umożliwione za opłatą 17 zł.
W dolnej części także zdecydujesz, czy chcesz odrzucić tworzenie rezerwacji. W praktyce jest to przydatne na przykład dla otwartych zajęć lub dla wcześniej zapełnionych kursów. Drugi przycisk określa, czy zajęcia jest widoczna publicznie, czy nie – druga opcja może być przydatna, jeśli oferujesz zajęcia prywatne.
W prawej części okna także nie zapomnij wybrać instruktora i poziomu trudności.
Następnie możesz opublikować zajęcia – pojawi się w Twoim grafiku pod adresem w formacie zenamu.com/nazwa-studia – w naszym przypadku zenamu.com/studio-wspanialy-jogin, którego tworzenie szczegółowo opisaliśmy w poradniku Jak stworzyć konto w Zenamu dla studia lub niezależnego instruktora?
Twój unikalny link można skopiować w sekcji Ustawienia pod kartą Grafik publiczny.
Następnie dodaj go do swojej strony internetowej, z której klient może łatwo przejść do Twojego grafiku i w razie potrzeby zarezerwować miejsce. Będzie musiał wypełnić imię, nazwisko i e-mail. Opcjonalnie można dodać numer telefonu i zdecydować, czy klient chce otrzymywać nowości od Twojego studia.
W następnym kroku wybierze cenę zajęć (jeśli w naszym przypadku jest seniorem, otrzyma zniżkę) + sposób płatności.
I to wszystko!
Mamy nadzieję, że nasz poradnik ułatwił Ci pracę z Zenamu. Jeśli masz jakiekolwiek pytania, nie wahaj się skontaktować z nami poprzez wsparcie użytkownika Zenamu (support@zenamu.com).